La Telefonia VOIP è a conti fatti la nuova frontiera della comunicazione aziendale. Le funzionalità che offre e la semplicità di gestione, unite ai minori costi di gestione, rendono la tecnologia VOIP il passo da fare per migliorare i propri processi aziendali.
Perché molte aziende scelgono la telefonia VOIP per i propri uffici invece della telefonia tradizionale?
C&G Sistemi srl, azienda che da anni si occupa dell’ottimizzazione tecnologica aziendale e residenziale, spiega la tecnologia VOIP e i vantaggi che offre, insieme alle criticità.
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Cosa si intende per telefonia VOIP?
Per Telefonia VoiP si intende letteralmente “Voice Over Internet Protocol”, ovvero voce tramite protocollo internet.
In partenza il segnale analogico delle telefonate viaggiava esclusivamente tramite il cavo del doppino telefonico nel loro “formato segnale” di partenza. Questo segnale percorreva le linee dei gestori telefonici da un dispositivo all’altro.
Usare il protocollo internet significa trasformare il segnale analogico in formato digitale, ovvero in un tipo trasportabile attraverso la rete internet.
Per fare un esempio pratico, quando chiamate attraverso APP di messaggistica come Whatsapp effettuate chiamate attraverso internet.
In tempi più recenti invece di stendere chilometri e chilometri di cavi di rame, molti gestori telefonici hanno implementato in alcuni punti delle loro linee la tecnologia VoiP, trasformando le chiamate dei propri clienti in un segnale che viaggiasse tramite la protocollo internet. Questo ha permesso di risparmiare risorse economiche rilevanti.
Riassumendo … state già utilizzando la tecnologia VoiP forse senza nemmeno saperlo.
Vantaggi rispetto alla telefonia tradizionale
La telefonia VoiP presenta vantaggi concreti rispetto alla telefonia tradizionale. Tuttavia l’importanza che ricopre in Italia il mercato degli operatori telefonici ha rallentato lo sviluppo di questa nuova tecnologia (anche se in realtà è già usata e collaudata da tempo).
Ovviamente i classici operatori telefonici avranno sempre convenienza a presentarvi come prodotto più performante, stabile e sicuro l’utilizzo di un impianto telefonico analogico con protocollo standard (chiamato PSTN). Non sempre specificando che una parte della vostra chiamata comunque viaggerà con la tecnologia Voip.
Vediamo ora alcuni chiari vantaggi nell’uso aziendale del Voice Over Internet Protocol:
- Semplicità di installazione dell’impianto e del centralino
- Costi di chiamata ridotti
- Maggiori funzioni intelligenti per i processi aziendali
- Facilità di aumento delle linee
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Semplicità nell’installare l’impianto telefonico
Tutti noi abbiamo installato a casa una connessione internet attraverso la quale usufruiamo del Wi-Fi che ci permette di navigare nel web agevolmente con i nostri smartphone e gestire videoconferenze.
Solitamente in massimo un paio d’ore il tecnico impiantista esegue il collegamento della linea e la connessione internet è pronta.
Installare un impianto di telefonia Voip presenta tutto sommato la stessa semplicità del collegare i telefoni al Wi-Fi, con degli accorgimenti di protocollo che è bene esegua un tecnico.
In breve tempo avrete una linea telefonica strutturata con più dispositivi connessi ed utilizzabili contemporaneamente.
Costi di Chiamata molto ridotti
Il maggior vantaggio del Voice Over Internet Protocol è sicuramente dato dall’enorme risparmio sulla bolletta del telefono.
Le cifre per il business delle linee telefoniche sono senza dubbio elevate, sopratutto se vi è la necessità di installare più linee in un ufficio per permettere a più persone di parlare contemporaneamente con un proprio apparecchio.
Senza contare che installare l’impianto telefonico è un lavoro abbastanza macchinoso in termini di tempo e denaro.
Grazie al protocollo internet questi costi verranno di molto ridotti, in quanto i costi dei provider VoiP sono di molto inferiori rispetto alle linee telefoniche tradizionali.
Questo sistema ha un riscontro economico particolarmente piacevole soprattutto per quegli uffici che lavorano molto con l’estero e che quindi necessitano di chiamare in altri Stati, sia UE che extra UE. Questo perché pagando la linea telefonica sempre nello stesso modo non si hanno supplementi dovuti alle chiamate estere.
Maggiori funzioni smart del Centralino IP
Sono diverse le comodità e le funzioni intelligenti messe a disposizione da un impianto di telefonia che utilizzo il protocollo internet, tra queste:
- Numero interni illimitato
- Amministrazione attraverso Browser
- Gestione orario e festività
- Gestione intelligente flusso chiamate di ingresso
- Report di utilizzo
- Casella Vocale per utente
- Imposta Blacklist: escludi i numeri scomodi
- Connessione più filiali come un unico ufficio
- Rubrica digitale condivisa
- Chiama all’estero senza costi ovunque
- Connettività tra app
Numero di interni illimitato
La quantità di dispositivi connessi alla linea internet dipende solo dalla loro configurazione in connessione al centralino. Sarà l’ufficio a scegliere di quante connessioni ha bisogno, in ogni momento è possibile aumentare il numero di cordless connessi in modo semplice e rapido.
Amministrazione con un normale browser
Potrete gestire il centralino digitale con estrema semplicità attraverso Google Chrome, Firefox, Safari, Opera e così via. Qualsiasi utente munito di username e password potrà configurare messaggi, musica o altre modifiche necessarie.
Modifica disponibilità: orario e festività
Potrete impostare il centralino per dare un messaggio differenziato in base alla fascia oraria in cui riceve la chiamata (per esempio indicando gli orari d’ufficio) o al periodo di ferie (indicando il giorno di chiusura e riapertura).
Gestione intelligente flusso chiamate di ingresso
E’ possibile creare e impostare più code d’ingresso smistandole a più interni che squilleranno a turno in modo ordinato fino a che un incaricato risponda. Oppure indicare che quando un certo numero di linee è in funzione la chiamata venga messa in sospeso.
Report di utilizzo
L’amministratore di sistema è in grado di avere diversi dati sulle telefonate effettuate e ricevute per utente. Ad esempio: numeri in entrata o uscita, tempo speso, data ed ora, ecc. Ogni Report potrà essere disponibile in CSV o PDF per una facile consultazione.
Casella Vocale Personale
Ogni utente possiede una segreteria telefonica personale che potrà gestire con un telefono o un browser sia dalla propria postazione che da remoto. I messaggi in segreteria possono anche essere inoltrati come fossero allegati e-mail.
La Lista Nera delle chiamate scomode
Il centralino VoiP è in grado di comprendere da che numero sta ricevendo una chiamata e gestire la situazione in funzione di essa. Ad esempio instradando la chiamata ad un interno o sezione di interni dedicati oppure dichiarando la linea occupata (particolarmente utile per escludere le chiamate di vendita delle compagnie telefoniche o Luce e Gas).
Interconnessione di filiali o sedi remote
Se un’azienda ha più sedi operative ed ognuna dispone di un centralino VoiP correttamente impostati, questi possono comunicare tra loro in modo che tutte le sedi siano un unico ufficio con interni diversi, e comunicare con loro a costo di chiamata interna.
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Backup e ripristino
Copiare e salvare le configurazioni ed i dati importanti su supporto in modo da ristabilirli in caso di guasti improvvisi. Un utile e fondamentale passo per chi gestisce in modo funzionale ed efficiente le proprie comunicazioni con la tecnologia VoiP.
Rubrica aziendale condivisa
Tramite browser ogni utilizzatore può consultare la rubrica aziendale sia per quanto riguarda i numeri in uscita che gli interni per chiamare un collega.
Chiama all’estero senza costi ovunque siate
Grazie al sistema DISA (Direct Inward System Access) potrete risparmiare nel momento in cui chiamiate un numero estero pur non essendo fisicamente in ufficio. Chiamando il centralino questi, tramite VOIP, vi instraderà al numero straniero specificato. A vostro carico sarà soltanto la chiamata al centralino, ma da questi al numero estero verrano usate le tariffe stabilite dal vostro Piano VoiP.
Connettività tra app
Il sistema TAPI (Telephony Application Program Interface) consente a programmi compatibili di effettuare chiamate direttamente senza che si debba usare il telefono. Microsoft Outlook per esempio è uno di questi applicativi. Anche alcuni gestionali CMS hanno questa funzionalità, il che vi permetterà di gestire chiamate direttamente tramite le cuffiette ed il microfono collegate al PC della vostra postazione.
Telefonia Voip: sconsigliato il “fai da te”
La telefonia VoiP è un sistema dalla facile configurazione una volta installata, però per il corretto funzionamento bisogna avere le corrette basi.
Ad esempio configurando malamente il setting di rete, oppure trascurando di installare dei programmi specifici nella gestione del centralino IP, si corre il rischio di avere telefonate dalla bassa qualità.
Il motivo sta nello scompattamento del segnale nella forma digitale, una percentuale dei dati trasmessi, se non configurerete correttamente la tecnologia VoiP, potrebbe andare persa.
Oltre a questo, scegliere il corretto partner per la gestione del VoiP diventa una scelta fondamentale.
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Da anni C&G Sistemi si occupa di innovazione e tecnologia per la casa e l’azienda. Nello specifico seguiamo con costanza ed impegno i nostri clienti che decidono di rinnovare i propri uffici con i vantaggi e le comodità della telefonia VoiP aziendale.
I nostri partner nella gestione delle reti sono i nomi più affermati nel settore:
- Siemens
- Grandstream
- Patton
- Cisco
Tutti questi Brand specializzati nel Voice Over Internet Protocol dimostrano di anno in anno affidabilità ed efficienza. Grazie a questo riusciamo a garantire pari pari lo stesso ai nostri clienti.
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